La Direction générale de l’enfance et de la jeunesse (DGEJ) recherche son·sa nouveau·lle secrétaire de direction afin de compléter son équipe au sein de la Direction et de garantir le bon fonctionnement du secrétariat central du service.
L’Etat de Vaud propose une grande diversité d’emplois et d’opportunités d’évolution. Les conditions de travail ont comme ligne directrice les thématiques d’égalité, d’inclusion, de durabilité et d’éthique professionnelle dans un environnement propice à la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.
La Direction générale de l’enfance et de la jeunesse (DGEJ) de l’Etat de Vaud est en charge de la protection des mineur·e·s en danger dans leur développement, de la participation des jeunes à la vie sociale et politique, et de la prévention depuis la petite enfance jusqu’à l’âge adulte. Notre objectif, ainsi que celui de nos 300 collaborateurs et collaboratrices, est de travailler au quotidien pour défendre et promouvoir les droits des enfants vivant dans le canton, pour qu’ils et elles puissent grandir et s’épanouir en toute sécurité. La DGEJ est composée de 5 offices régionaux et de plusieurs unités transversales.
- CFC employé·e de commerce ou titre jugé équivalent ;
- Formation d'assistant·e de Direction ou brevet fédéral, souhaité ;
- Formation complémentaire en management et gestion d'équipe, un atout ;
- Expérience professionnelle de 5 ans en qualité de secrétaire de direction ou dans la gestion de dossiers complexes ;
- Maîtrise de soi et gestion du stress ;
- Bonne organisation et gestion des priorités ;
- Capacité à gérer des conflits au sein d’une équipe ;
- Excellente orthographe et aisance rédactionnelle ;
- Maîtrise avancée des outils bureautiques Office ;
La communication des éventuels antécédents judiciaires est requise pour ce poste.
- Assurer le fonctionnement du secrétariat de la Direction en gérant les courriers, les courriels et les agendas selon les priorités et en garantissant le lien administratif avec l’ensemble du service ;
- Gérer le suivi administratif et la coordination de dossiers du service selon les instructions reçues par la Direction, notamment les situations urgentes, la préparation des dossiers à son attention et les aspects logistiques liés aux archives ;
- Conduire et coordonner l’équipe du secrétariat central du service en favorisant une dynamique d’équipe et une collaboration sereine et efficace ;
- Coordonner et soutenir l'équipe du secrétariat central dans la dématérialisation des documents entrants et sortants du service via le système d'information.
