Stellenausschreibung: Mitarbeiter/in Empfang und Praxisadministration 50 %
Wir suchen ab 01. August oder nach Vereinbarung eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit für die administrative Unterstützung unseres Praxisalltags.
Deine Aufgaben
· Telefonanrufe entgegennehmen, Mail-Postfach bearbeiten
· Terminierung in der CENPLEX Software
· Patienten empfangen, beraten und Fragen beantworten
· Patientenverwaltung: Unterlagen der Anmeldung und Verordnungen koordinieren, digitalisieren und archivieren, Pflege der Patientenakte und ergänzender Dokumente
· Rechnungsstellung, bearbeiten von Mahnungen und Rückweisungen
· Kontakt mit Arztpraxen und Versicherungen bei Fragen zur Verordnung, zu Kostengutsprachen, Rechnungen und Tarifpositionen (Koordination und Rücksprache mit dem Therapeuten, wenn nötig)
· Bestellwesen: Alltagsartikel (Putzmittel, Geräteinstandhaltung, etc.), Büromaterial (Druckpapier, Umschläge, etc.), Behandlungsmaterialien (Lotionen, Tapes, Gel, etc.)
· Allgemeine Aufgaben:
Unterstützung im Alltag, einschliesslich der Ordnung und Sauberkeit in der Praxis (Wäsche, Küche, Empfangsbereich).
· Verwaltung der Praxisräume: Zimmerzuteilung, Schlüsselverwaltung
· Koordination und Pflege von administrativen Vorlagen für interne Zwecke und Infomaterialen an Patienten/innen (Excel, Word, PowerPoint)
· Dokumentenmanagement und Organisation interner Prozesse (z. B. Teamsitzungsprotokolle, Checklisten, Regelungen, Reglements, etc.)
· Verwaltung des Onlinebuchungssystems für Patienten (Calit Web und App)
· Unterstützung bei internen IT-Systemen (OneDrive, Microsoft-Konten, Sicherheitskopien erstellen, Passwortmanagement, Gerätemanagement)
· Personalwesen: Mit-Koordination Ein- und Austritte, Erstellen von Zeugnissen, Übersicht Checkliste für An- und Abmeldungen, Koordination Eintrag Webseite und Arbeitskleidung, Mitarbeiter-Verwaltung in CENPLEX
· Workshop und Kursadministration intern: Anmeldungen, Rechnungstellung, Quittungen, Erstellen von Handouts
· Kursraumverwaltung extern: Ansprechperson für Neuanfragen und bestehende Mieter, Aufsetzen der Mietverträge, Planung der Kursraumbelegung, Rechnungsstellung und Mahnwesen, Schlüsselkoordination
· Betreuung der Webseite (WordPress: Textanpassungen, SEO-Optimierung)
· Verwaltung der Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook, WhatsApp Business): erstellen
· Erstellung von Druckmaterialien (Flyer, Poster, Visitenkarten, etc.) mit Canva und Bestellung
· Gestaltung, Planung und Versand des monatlichen Newsletters (Brevo)
· Sponsoring-Kooperationen und Werbematerialien gestalten
Das bringst du mit
· Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer Praxis oder einem vergleichbaren Umfeld
· Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit einem Blick fürs Detail
· Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Tools
· Freundliche, kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit
· Gute Organisationsfähigkeiten und Spass an der Koordination von Abläufen
· Optional: Erfahrung in Marketing, Social Media und Design-Tools wie Canva
Wir bieten dir
· Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld
· Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und Prozesse mitzugestalten
· Ein motiviertes Team mit wertschätzender Arbeitsatmosphäre
· 1 Woche Weiterbildungszeit im Jahr, sowie monatliche interne Weiterbildungen im Team
· 4 Wochen Ferien und nach einem Jahr bei uns zusätzlich deinen Geburtstag frei.
Klingt das nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung per Mail an [email protected]!
Arbeitsort: Vor Ort
