Secrétaire administrative et technique dans une société de direction de travaux comprenant :
. Début d’activité et affaires existantes :
. Prendre connaissance des procédures de travail, de l’organisation interne et de la philosophie d’approche client
. Prendre connaissance des travaux en cours et planifiés
· Activités courantes :
. Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil des clients
. Gestion du central téléphonique
. Assurer la transmission des informations
. Réception, tri et distribution de la correspondance courante professionnelle
. Gestion des fournitures
. Prise de note et de rendez-vous
. Rédaction des comptes rendus
. Rédiger les courriers
. Archivage / Classement administratif et divers
. Garantir une relation de confiance et de confidentialité
. Exécuter diverses tâches administratives
. Alimenter le site internet et rédaction des textes sur les travaux réalisés
· Assistance technique sur Excel et Word :
. Création et élaboration d'offres sous les directives des chefs de projets
. Suivi administratif des dossiers
. Établissement de budget
. Demande d'offres aux entreprises / envoi cahiers de soumissions
. Tableaux comparatifs sur la base des offres et soumissions reçues
. Suivi financier du chantier sur logiciel (établissement de bon de paiement et comptabilité de chantier)
. Contrôle et vérification de documents (adjudications, contrats...)
. Contacts avec des fournisseurs et sous-traitants pour les contrats et suivi de dossiers en cours
. Support administratif aux chefs de projet
. Traiter directement les questions administratives avec les entreprises et les régies lorsque l’intervention des techniciens est évitable
. Traitement de la correspondance des chefs de projets, mise en forme et distribution des pv de chantiers ainsi que le suivi des suspens des techniciens
. Collaborer avec la comptabilité pour contrôler l’adéquation entre la progression des activités et les flux financiers qui y sont liés
Profil :
- Maîtrise parfaite de la langue française
- Bonne orthographe et capacité de rédaction
- Expérience dans une entreprise de la construction un atout
- Maîtrise des outils informatiques standard ( Word, Excel)
- Ponctuel(le), flexible, autonome, organisé et réactive
- Expérience minimum de 3 ans sur un même poste
Lieu du poste : En présentiel
